Timeline Persiapan Event Kantor: Checklist 12 Minggu dari Brief sampai Laporan

Berapa lama waktu persiapan yang ideal?

• Outing atau team building 1 hari, di bawah 100 pax: 6–8 minggu
• Gathering 2D1N, 50–200 pax: 8–12 minggu
• Gathering besar dengan gala/awarding atau 200+ pax: 12–16 minggu
• Musim ramai (Desember, libur sekolah, long weekend): tambah 2–4 minggu supaya aman

Minggu 1–2: Brief & approval budget

1. 1.Tulis tujuan acara dalam satu kalimat — misalnya 'apresiasi akhir tahun sekaligus kick-off target tahun depan'. Kalimat ini jadi patokan semua keputusan berikutnya.
2. 2.Kunci angka kasar: jumlah peserta, durasi (1 hari atau 2D1N), dan range budget per pax.
3. 3.Siapkan 2–3 opsi tanggal, jangan cuma satu.
4. 4.Brief vendor. Kalau tujuan, pax, dan budget sudah jelas, 15–30 menit cukup.
5. 5.Ajukan budget ke atasan atau direksi lengkap dengan tujuan acaranya — bukan sekadar angka.

Minggu 3–4: Venue & tanggal dikunci

1. 1.Shortlist 2–3 venue berdasarkan jumlah peserta real, bukan kapasitas di brosur.
2. 2.Site visit — atau minimal video call walkthrough — untuk venue yang belum pernah dipakai.
3. 3.Pastikan ada ruang indoor untuk plan B, terutama Oktober–April saat musim hujan.
4. 4.Kunci tanggal dengan DP venue. Tanpa DP, tanggal itu belum benar-benar milik Anda.

Minggu 5–6: Konsep, rundown draft & kontrak

1. 1.Pilih konsep atau tema dan aktivitas utama.
2. 2.Buat draft rundown pertama — cukup blok waktu, belum perlu detail per menit.
3. 3.Review proposal final: rincian per item, apa yang termasuk dan apa yang tidak.
4. 4.Tanda tangan kontrak dan bayar deposit. Cek klausul pembatalan, reschedule, dan force majeure.

Minggu 7–8: Peserta & logistik

1. 1.Buka konfirmasi peserta dengan deadline yang jelas.
2. 2.Kumpulkan kebutuhan khusus: alergi, makanan halal atau vegetarian, kondisi kesehatan, dan kebutuhan ibadah.
3. 3.Tentukan transportasi — bus, elf, atau kendaraan pribadi — lengkap dengan titik kumpul dan jam berangkat.
4. 4.Susun rooming list kalau acaranya menginap.

Minggu 9–10: Finalisasi & plan B

1. 1.Kirim headcount final ke vendor (biasanya H-14).
2. 2.Rundown detail per 15–30 menit, termasuk buffer waktu perjalanan.
3. 3.Plan B tertulis untuk setiap aktivitas outdoor.
4. 4.Pelunasan sesuai termin di kontrak.
5. 5.Siapkan material: name tag, doorprize, banner, dan atribut tim.

Minggu 11–12: Briefing, hari-H & laporan

1. 1.Technical meeting dengan vendor dan PIC internal (H-7 sampai H-3).
2. 2.Kirim info final ke peserta: jadwal, titik kumpul, dresscode, dan barang bawaan.
3. 3.Di hari-H, tunjuk satu PIC internal sebagai penghubung ke vendor — jangan semua orang ikut koordinasi.
4. 4.Setelah acara: survei singkat ke peserta, terima dokumentasi, dan minta laporan pasca-event untuk evaluasi tahun depan.

Kalau waktunya cuma 4–6 minggu?